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信息系統(tǒng)的引入現(xiàn)在已經(jīng)成為了企業(yè)現(xiàn)代與傳統(tǒng)的分界線，然而很多企業(yè)直到關(guān)門也沒有搞清楚信息系統(tǒng)的真正作用是什么，就如同索尼的衰敗不能如網(wǎng)文上控訴的那樣去責(zé)怪績效考評體系，信息系統(tǒng)也只是一種工具，用的好了，認(rèn)識到位了，就是一把利器，用錯了地方，會錯了意，就能成為一把兇器。
知行合一自2002成立自今服務(wù)了數(shù)百家客戶，一直以咨詢服務(wù)為核心，深感方案落地環(huán)節(jié)的步履維艱，2017年我們有了自主開發(fā)的信息系統(tǒng)——JMT數(shù)字經(jīng)營平臺，通過JMT自主經(jīng)營模式咨詢項目和JMT數(shù)字經(jīng)營平臺雙管齊下，輕而易舉的實現(xiàn)了客戶自主經(jīng)營模式導(dǎo)入的“效率”與“效果”的雙效提升，感慨良多，今天談一下我對信息系統(tǒng)的理解。
一、是不是所有企業(yè)都需要引入信息系統(tǒng)？
1、小企業(yè)可以不需要引入信息系統(tǒng)
小企業(yè)最大的優(yōu)勢就是靈活與協(xié)作，類似游擊隊，一看勢頭不對，立刻可以逃之夭夭，或者肥肉當(dāng)前，狼群般一擁而上。信息系統(tǒng)強調(diào)的是流程和規(guī)則，不按流程辦事的結(jié)果就是寸步難行，試想在一個扳著手指就數(shù)的過來人數(shù)的公司推行信息系統(tǒng)，無疑是給胡人穿上寬大的袍袖，除了不便，還有禁錮。
2、企業(yè)要想做大必須要引入信息系統(tǒng)
大企業(yè)的優(yōu)勢主要來源于資源集中的技術(shù)優(yōu)勢、壟斷的成本優(yōu)勢和規(guī)模效應(yīng)的效率優(yōu)勢，這些優(yōu)勢不失控的前提是規(guī)則，必須有一樣事物承載著企業(yè)的規(guī)則，讓企業(yè)大而不亂、各司其職，這個事物在過去的體現(xiàn)是規(guī)章制度，在互聯(lián)網(wǎng)時代的體現(xiàn)就是涉及企業(yè)運營方方面面的信息化系統(tǒng)。企業(yè)要想做大沒有信息系統(tǒng)是不可想象的，換句話說，那些沒有信息系統(tǒng)的大型企業(yè)最終都不可避免的歸于塵埃了。
二、為何大型企業(yè)（或者說企業(yè)要做大）少不了信息化系統(tǒng)？
1、大企業(yè)最大的困擾是什么？
大企業(yè)最顯著的一點是人多、事雜，人與事形成了密密麻麻的網(wǎng)狀結(jié)構(gòu)，連接人與人、人與事的是龐雜的各類信息，那么問題來了，這些信息是如何傳遞的呢？我們可以想象一個情景：
員工A將一份有若干單價和數(shù)量的付款單傳遞給員工B審核，A和B兩個人要對信息各自做出本職工作的處理。
員工A的處理流程如下：
根據(jù)合同，分別從價目表（單價的信息數(shù)據(jù)庫）和入庫單（數(shù)量的實際信息），獲取單價和數(shù)量數(shù)據(jù)，匯集成為一份付款單；
員工B的處理流程如下：
將付款單與價目表和入庫單核對一一核對，并與其他部門確認(rèn)產(chǎn)品是否有質(zhì)量等方面的問題，然后再找出合同，核對付款規(guī)則，綜合所有信息進行審核。
上面的情景是一個企業(yè)極為普通的流程，80%的企業(yè)這樣的流程中審核的人數(shù)不會只有1個員工B ，可能還有領(lǐng)導(dǎo)C，領(lǐng)導(dǎo)D，甚至領(lǐng)導(dǎo)E、F、G。流程中的每個參與者都要重復(fù)做一遍價目表、入庫單、合同等信息的核對工作，但是其實這些審核工作只是防范風(fēng)險的，和他的客戶沒有任何關(guān)系，不創(chuàng)造價值。然而為了避免責(zé)任共擔(dān)風(fēng)險，企業(yè)組織往往會不斷的增加審批的環(huán)節(jié)，結(jié)果是效率低的同時沒有人為結(jié)果負責(zé)，這就是大企業(yè)病的源頭。
企業(yè)存在的前提是為客戶創(chuàng)造價值，難以想象企業(yè)的員工將大量精力放在了防范風(fēng)險上，而這個企業(yè)能夠在市場白熱化的競爭中屹立不倒。
2、如何解決企業(yè)的這種困擾？
面對大量的重復(fù)性工作，企業(yè)應(yīng)對的方式就有如下兩種：
1）B不作為，將自己應(yīng)該做的部分忽略掉，閉著眼睛審核簽字，這樣將時間降低90%，將風(fēng)險提升100%。
2）找到一個工具，將A/B/C…從這些以防范風(fēng)險為目的的審核工作中解放出來。
這個工具早已經(jīng)被證明過，就是信息系統(tǒng)。
如果企業(yè)里面有一個以流程規(guī)則為依托的信息系統(tǒng)，我們再來回顧一下上面的情景：
A將一份有若干單價和數(shù)量的付款單傳遞給B審核，A和B兩個人要對信息各自做出本職工作的處理。
前期有人將合同規(guī)則錄入系統(tǒng)，價格錄入數(shù)據(jù)庫，倉庫部門在系統(tǒng)中完成收貨。
員工A的處理流程如下：
直接從系統(tǒng)中提取當(dāng)前需要結(jié)賬的訂單和數(shù)據(jù)（這些數(shù)據(jù)都是直接提取并且鎖定不可更改的），提交審批；
員工B的處理流程如下：
直接根據(jù)系統(tǒng)提供的合同付款規(guī)則進行合規(guī)審核，其他的價格、數(shù)量、質(zhì)量、金額等都屬于系統(tǒng)數(shù)據(jù)，不需要審核。
通過這樣的信息系統(tǒng)就實現(xiàn)了各司其職，各負其責(zé)，取消了重復(fù)工作，提升了工作效率，但這也只是初級的信息系統(tǒng)的功能與效果。高級信息系統(tǒng)則通過做好能確保價格、入庫等的信息準(zhǔn)確性的機制，直接取消了A的申請工作和B的審核工作，系統(tǒng)自動根據(jù)合同規(guī)則，進行付款，實現(xiàn)了風(fēng)險最小化的同時，效率最大化。
三、引入信息系統(tǒng)，就真的可以高枕無憂了嗎？
信息系統(tǒng)具備天然的公正性和信息共享屬性，但僅靠信息系統(tǒng)就能實現(xiàn)上面的效果，解決大企業(yè)病嗎？不一定。
由上面的案例我們可以明確，信息系統(tǒng)運作的前提有兩個，一是明確的完善的規(guī)則，二是能確保信息準(zhǔn)確的流程以及準(zhǔn)確的信息。有了這些，信息在源頭上就保證了準(zhǔn)確，然后用系統(tǒng)來無損傳遞，那所有的信息傳遞過程中的重復(fù)行為就都可以取消。
但是系統(tǒng)只是一個工具而已，它本身是不會自動產(chǎn)生數(shù)據(jù)的，需要人來完成，因而能否發(fā)揮作用的不確定的因素是人，使用信息系統(tǒng)的人輸入的如果是垃圾數(shù)據(jù)，輸出的必然也是垃圾數(shù)據(jù)，垃圾數(shù)據(jù)不但不會帶來效率的提升，反而會提升員工之間的不信任程度，增加企業(yè)的運營成本，類似企業(yè)導(dǎo)入信息化系統(tǒng)的結(jié)果就是審批流程要在系統(tǒng)上面走一遍，然后再通過線下紙面簽字走一遍，上到領(lǐng)導(dǎo)，下至員工，怨聲載道，這也是很多企業(yè)花費數(shù)百萬甚至上千萬引入的信息化系統(tǒng)最終被束之高閣的緣由。
四、如何讓信息系統(tǒng)真正發(fā)揮作用，成為企業(yè)的加速器？
信息系統(tǒng)有效運作的基礎(chǔ)是輸入信息的及時性和準(zhǔn)確性，因此要真正發(fā)揮信息系統(tǒng)的作用需要從兩方面入手：
1、形成倒三角組織，教育引導(dǎo)各級員工的用戶導(dǎo)向和流程化思維
傳統(tǒng)企業(yè)往往采用金字塔式的職能管控組織，員工接受上級層層傳遞的指令，向上級領(lǐng)導(dǎo)負責(zé)，結(jié)果就是腦袋對著領(lǐng)導(dǎo)，屁股對著客戶，領(lǐng)導(dǎo)大于流程，大于規(guī)則。這時領(lǐng)導(dǎo)的喜好就決定了信息系統(tǒng)的命運，有的領(lǐng)導(dǎo)重視，涉及的系統(tǒng)功能就能夠有及時準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)，系統(tǒng)的規(guī)則能夠被有效執(zhí)行；有的領(lǐng)導(dǎo)抵觸，涉及的系統(tǒng)模塊就不受待見，流程規(guī)則就形同虛設(shè)。信息系統(tǒng)是一個整體，任何一個模塊數(shù)據(jù)的錯漏，規(guī)則執(zhí)行的標(biāo)準(zhǔn)不一，都會導(dǎo)致系統(tǒng)整體的問題，一個形象的比喻就是一條臭魚毀了一鍋湯。
因此，只有構(gòu)建以滿足用戶需求為導(dǎo)向的倒三角的流程型組織，才能真正打破部門墻，消減行政權(quán)力，凸顯流程和規(guī)則，最終使信息系統(tǒng)得以貫徹和推行。
2、個性化定制出好用的系統(tǒng)
信息系統(tǒng)的易用性和全面性也是影響使用效果的重要因素，很多軟件企業(yè)提供的是程式化的信息軟件，一方面要求使用者適應(yīng)軟件開發(fā)人員的習(xí)慣，一旦使用者因為軟件的不方便使用產(chǎn)生逆反情緒，將會大幅增加信息系統(tǒng)的推廣難度；另一方面軟件的功能固化，不符合企業(yè)的行業(yè)特點，也無法滿足企業(yè)個性化的功能需求，使得系統(tǒng)流程與企業(yè)實際流程脫節(jié)，給企業(yè)員工留下信息系統(tǒng)不好用且沒什么用的印象。因此類似的固化的信息系統(tǒng)很難成為企業(yè)發(fā)展的助力。
縱觀知行合一推進的JMT數(shù)字經(jīng)營平臺導(dǎo)入項目，之所以都取得了非常好的效果，核心就是定制化。首先，咨詢團隊先為企業(yè)導(dǎo)入JMT自主經(jīng)營模式，幫助企業(yè)統(tǒng)一員工思維方式，理順流程；其次，軟件開發(fā)團隊是在此基礎(chǔ)上進行的軟件開發(fā)，務(wù)求每一個功能模塊都與企業(yè)日常工作場景一致，且具有一定的前瞻性。最后，JMT自主經(jīng)營模式和JMT數(shù)字經(jīng)營平臺同步運行，JMT自主經(jīng)營模式使得軟件更好用更有用，軟件則幫助JMT自主經(jīng)營模式有效落地，互相促進，共同成功。
總結(jié)一下就是，企業(yè)發(fā)展就如同負重前行，選擇的路徑和方向決定了企業(yè)的未來有多遠，如果我們的目標(biāo)就在視線所及的地方，我們大可以信步前行或者奔跑到達；如果我們的目標(biāo)遠在天涯，開著汽車就是更好的選擇，但是開車需要資格，無證駕駛將是乘客和路人的災(zāi)難。信息化系統(tǒng)就是企業(yè)的交通工具，這個駕駛證則是企業(yè)對流程與規(guī)則的固化和對各級員工思維方式的統(tǒng)一，要想企業(yè)做大做強，兩者不可偏廢。
沈光辰
知行合一咨詢 | 高級咨詢顧問
咨詢事業(yè)部項目經(jīng)理
JMT產(chǎn)品研發(fā)小組專家成員
曾任大型企業(yè)人事行政總監(jiān)、SAP項目經(jīng)理
國家一級企業(yè)人力資源管理師
從事人力資源管理、流程管理工作12年。
對稻盛哲學(xué)和阿米巴經(jīng)營有獨到研究，擅長企業(yè)內(nèi)部哲學(xué)體系搭建和JMT模式導(dǎo)入，已幫助多家企業(yè)完成哲學(xué)和JMT模式搭建。
曾為紅獅集團、克明面業(yè)、翰博集團、巧媳婦食品、珍誠藥業(yè)等國內(nèi)大型知名企業(yè)提供過專業(yè)的咨詢與培訓(xùn)服務(wù)。
